Cómo convertir tu smartphone en un motor de productividad

El tiempo es oro, y más en esta sociedad en la que la inmediatez apremia. Hemos aceptado como normal, y hasta necesario, el hecho de sacar el teléfono móvil del bolso o del bolsillo para ver si alguien nos ha enviado un WhatsApp o un correo electrónico, y esta operación se repite muchas veces más en un corto espacio de tiempo, para volver a consultar lo mismo o cualquier otra cosa: Google Maps, la previsión meteorológica, alguna app que nos recomienda sitios en los que comer o cosas que visitar...

Cada persona consulta el móvil al día una media de 2.716 veces. Con esta intensidad de uso tan brutal, un cambio de hábitos puede tener muchísimo impacto al final de la jornada. Se trata de evitar los hábitos poco productivos y de potenciar los productivos.

Hay aplicaciones como que hacen un recuento real del tiempo que pasamos con el teléfono al día, con resultados muy útiles para concienciar y servir de motivación para un cambio. ¿Sabes que si cuentas las horas que pasamos mirando al móvil pasamos entre 4 y 6 años de nuestra vida mirando la pantalla? ¡Demasiado tiempo!

La productividad es la relación entre los resultados que queremos obtener y el tiempo utilizado en ello. Todos buscamos ser más productivos y el teléfono móvil puede ser una herramienta o muy valiosa para ello o todo lo contrario. Cada vez lo utilizamos más en el trabajo, algo que los fabricantes de móviles saben, y por ello se esfuerzan en crear interfaces sencillos para el usuario. Pero ¿qué podemos hacer nosotros?

Los consejos más sencillos los sabemos todos. La ‘obsesión’ por vivir actualizados y estar al día nos lleva a consultarlo todo cada cierto tiempo y, ya en esto, lo primero es separar lo personal de lo profesional. Es muy importante diferenciar que, si se está en el trabajo, no es momento de consultar redes sociales o correos personales. Para ello tanto Android como iOS permiten un buen control de las notificaciones del teléfono, para elegir cuáles necesitamos en realidad, y evitar el estar ojeando la pantalla cada dos por tres. Lo ideal es también contar con un mail de trabajo diferente del mail personal.

Otro propósito a tener en cuenta es el de no utilizar tanto la cámara de fotos del teléfono para inmortalizar cada momento o tener presencia en redes sociales, a no ser, claro, que nos dediquemos a ello de forma profesional.

¿Son útiles las notificaciones? Como hemos visto, lo son si no interrumpen nuestras tareas actuales. También existen trucos, como el marcar un horario al día para prestar atención al teléfono, y el resto del tiempo no hacerlo, silenciarlo o ponerlo en modo avión.

También es importante recordar que una llamada de teléfono suele ser más productiva que enviar un WhatsApp o un correo electrónico. Normalmente lo que se tarda en enviar un mensaje y recibir respuesta se va a solucionar con una llamada de segundos. ¿Verdad que antes las llamadas eran más frecuentes? ¿No sería mejor recuperar ese hábito?

¿Qué aporta una mayor productividad a un teléfono móvil?

Las características técnicas de cada teléfono juegan un papel fundamental en su productividad. Cuando nos decidimos a comprar un modelo u otro esto es algo que debemos tener en cuenta. Por ejemplo, buscar una buena memoria RAM (Ramdom Access Memory), dedicada al procesamiento de datos, y lo mismo con la memoria ROM (Read Only Memory), utilizada para el almacenamiento.

Las recomendaciones dependen mucho del uso que cada persona haga del teléfono (trabajo, redes sociales, fotografías o vídeos…) pero tres gigas de RAM está bien para cualquier multitarea y que el teléfono funcione con fluidez. En el caso de la memoria ROM, 32 gigas es lo mínimo recomendable en un smartphone de trabajo, siempre acompañados de espacio en la nube y, de forma opcional, de alguna tarjeta micro-SD externa. También la batería juega un papel vital, y debe tener un amperaje mínimo de 3.000 mAh.

Otro de los factores que pueden mejorar de forma notable la productividad de un smartphone son las aplicaciones que se utilizan. Hoy en día hay apps para todas las tareas posibles. Por ejemplo, si hacemos uso de varias redes sociales al mismo tiempo nos interesará tener instalada una aplicación como Hootsuite. Entre las propuestas de gestión de proyectos o tareas en equipo, podemos optar por Asana o Trello, que nos ayudarán a tenerlo todo a mano, localizable, centralizado y organizado.

En cuanto a la comunicación, tanto Skype como Slack son herramientas muy útiles, que permiten incluso hacer videollamadas de equipo. Muy importante tener estas herramientas instaladas en el teléfono si trabajamos en remoto, o fuera de la oficina por espacios de tiempo prolongados, pero necesitamos estar disponibles y localizables.

De igual forma, la buena gestión de contenido es fundamental en el smartphone de todo trabajador. Documentos de Google, Polaris Office o WPS Office abrirán cualquier documento que necesitemos, y para almacenarlos y acceder a ellos siempre estarán Google Drive y Dropbox.

También existen aplicaciones específicas para ayudar en las tareas más habituales, como Text Expander, que sirve para no tener que escribir una y otra vez los mismos textos desde el móvil. Con una abreviatura puede guardarse un texto entero, y de esta forma evitamos el tener que escribirlo completo cada vez. Esto podemos tenerlo activado también en el correo electrónico y en el WhatsApp, aunque no a todo el mundo le parece útil.

Cómo organizar bien la pantalla de inicio del smartphone

Como hay aplicaciones para todo, en un teléfono móvil se pueden llegar a acumular muchísimas. Este baile de apps que no están bien organizadas puede hacer perder mucho tiempo vital a cada usuario.

No hay un criterio fijo para organizarlas, y es algo que depende de cada persona. Sin embargo, la lógica dice que lo mejor es tener en la pantalla de inicio las aplicaciones que más se utilizan, y las restantes en otras pantallas. El acceso a la home y al dock (la barra de iconos inferior de la pantalla principal) es inmediato en cuanto se desbloquea el móvil, y aquí cada segundo cuenta.

Las aplicaciones de mensajería, las bancarias para poder acceder rápidamente a nuestros datos, las redes sociales que más utilizamos, el correo electrónico, el navegador del móvil y la tecla para realizar llamadas, o la cámara de fotos, son algunas de las más habituales en esa primera pantalla.

Las restantes suelen ir en función de los gustos y hábitos de cada persona: juegos, música, Netflix, o aplicaciones de entrenamiento diario y deporte. En primera línea tiene que estar siempre lo que más se usa. En otras pantallas irá todo lo secundario, como por ejemplo redes sociales que ya apenas se consultan.

Por otra parte, los criterios que se utilizan para organizar los iconos en la pantalla son muy variados, y van desde colocarlos por categorías y contenido creando carpetas, hasta seguir un orden en la pantalla según los colores. Este es un método muy eficaz para personas muy disciplinadas o con buena memoria fotográfica, y es un sistema que ofrece una gran rapidez de acceso a las apps pero no le funciona a todo el mundo. Por eso, como hemos dicho, lo ideal es que cada persona organice sus pantallas en función de su día a día, trabajo y costumbres. 

Saca el máximo partido a la batería del teléfono

Otro de los puntos claves para mejorar la productividad del teléfono móvil es la duración de la batería. Tanto si vamos a estar fuera de casa mucho tiempo (aunque hoy en día hay alternativas para su carga de emergencia como una batería externa), como si queremos evitar su rápido consumo, hay consejos a tener en cuenta:

• Algunos teléfonos incluyen software diseñados para optimizar el uso de la batería. Si no es el caso, se puede descargar una aplicación que lo haga.
• La pantalla es una de las cosas que más energía consume del teléfono. Lo primero es ajustar el brillo, y lo ideal sería, comos ya hemos visto en este artículo, el evitar mirar el móvil cada minuto. Además, los juegos, ver vídeos, grabarlos o sacar fotos, son actividades que también consumen mucha batería. Vigila el no dejar la cámara abierta sin darte cuenta o el navegador. También si activas la zona WiFi.
• La ubicación es mejor desactivarla si no se está utilizando. Hay aplicaciones que van a utilizar la localización, pero esto es algo que consume batería.
• Las actualizaciones automáticas de las aplicaciones también es mejor evitarlas, porque son muy frecuentes y, a veces, llegan en el peor momento.
• Como última recomendación, hay que tener en cuenta que el calor afecta a la vida útil de la batería. No debemos exponer el teléfono a altas temperaturas de forma prolongada, cosa que ocurre mucho en verano sin apenas darnos cuenta.