Com convertir el teu smartphone en un motor de productivitat

El temps és or, i més en aquesta societat en què la immediatesa apressa. Hem acceptat com a normal, i fins i tot necessari, el fet de treure el telèfon mòbil de la bossa o de la butxaca per veure si algú ens ha enviat un WhatsApp o un correu electrònic, i aquesta operació es repeteix moltes vegades més en un curt espai de temps, per tornar a consultar el mateix o qualsevol altra cosa: Google Maps, la previsió meteorològica, alguna app que ens recomana llocs on menjar o coses a visitar...

Cada persona consulta el mòbil al dia una mitjana de 2.716 vegades. Amb aquesta intensitat d'ús tan brutal, un canvi d'hàbits pot tenir moltíssim impacte al final de la jornada. Es tracta d'evitar els hàbits poc productius i de potenciar-ne els productius.

Hi ha aplicacions que fan un recompte real del temps que passem amb el telèfon al dia, amb resultats molt útils per conscienciar i servir de motivació per a un canvi. Saps que si comptes les hores que passem mirant el mòbil passem entre 4 i 6 anys de la nostra vida mirant la pantalla? Massa temps!

La productivitat és la relació entre els resultats que volem obtenir i el temps emprat en obtenir-los. Tots busquem ser més productius i el telèfon mòbil pot ser una eina o molt valuosa per a això o tot el contrari. Cada vegada el fem servir més a la feina, cosa que els fabricants de mòbils saben, i per això s'esforcen a crear interfícies senzilles per a l'usuari. Però, què hi podem fer, nosaltres?

Els consells més senzills. Ens les sabem totes. L'obsessió' per viure actualitzats i estar al dia ens porta a consultar-ho tot cada cert temps i, ja en això, el primer que cal fer és separar el que és personal del que és professional. És molt important diferenciar que, si s'està a la feina, no és moment de consultar xarxes socials o correus personals. Per això, tant Android com iOS permeten un bon control de les notificacions del telèfon, per triar quines necessitem en realitat, i evitar haver de donar una ullada a la pantalla cada dos per tres. L'ideal és també comptar amb un mail de feina diferent de l’adreça electrònica personal.

Un altre propòsit que cal tenir en compte és el de no utilitzar tant la càmera de fotos del telèfon per immortalitzar cada moment o tenir presència a les xarxes socials, llevat, és clar, que ens hi dediquem de manera professional.

Són útils les notificacions? Com hem vist, ho són si no interrompen les nostres tasques actuals. També hi ha trucs, com ara marcar-nos un horari al dia per prestar atenció al telèfon, i la resta de temps no fer-ho, silenciar-lo posar-lo en mode avió.

També és important recordar que una trucada de telèfon sol ser més productiva que enviar un WhatsApp o un correu electrònic. Normalment, el que es triga en enviar un missatge i rebre resposta se solucionarà amb una trucada d'uns quants segons. Oi que abans les trucades eren més freqüents? No seria millor recuperar aquest hàbit?

Què aporta una major productivitat a un telèfon mòbil?

Les característiques tècniques de cada telèfon juguen un paper fonamental en la seva productivitat. Quan ens decidim a comprar un model o un altre, això és quelcom que hem de tenir en compte. Per exemple, buscar una bona memòria RAM (Ramdom Access Memory), dedicada al processament de dades, i el mateix amb la memòria ROM (Read Only Memory), utilitzada per a l'emmagatzematge.

Les recomanacions depenen molt de l'ús que cada persona faci del telèfon (feina, xarxes socials, fotografies o vídeos...) però tres gigues de RAM està bé per a qualsevol multitasca i perquè el telèfon funcioni amb fluïdesa. En el cas de la memòria ROM, 32 gigues és el mínim recomanable en un smartphone de feina, sempre acompanyats d'espai al núvol i, de forma opcional, d'alguna targeta microSD externa. També la bateria hi juga un paper vital, i ha de tenir un amperatge mínim de 3.000 mAh.

Un altre dels factors que poden millorar de manera notable la productivitat d'un smartphone són les aplicacions que s'utilitzen. Avui dia hi ha apps per a totes les tasques possibles. Per exemple, si fem ús de diverses xarxes socials alhora, ens interessarà tenir instal·lada una aplicació com Hootsuite. Entre les propostes de gestió de projectes o tasques en equip, podem optar per Asana o Trello, que ens ajudaran a tenir-ho tot a mà, localitzable, centralitzat i organitzat.

Pel que fa a la comunicació, tant Skype com Slack són eines molt útils, que fins i tot permeten fer videotrucades d'equip. És molt important tenir aquestes eines instal·lades al telèfon si treballem en remot, o fora de l'oficina durant períodes llargs, però necessitem estar disponibles i localitzables.

De la mateixa manera, la bona gestió de continguts és fonamental a l'smartphone de tot treballador. Documents de Google, Polaris Office o WPS Office obriran qualsevol document que necessitem, i per emmagatzemar-los i accedir-hi sempre hi ha Google Drive i Dropbox.

També hi ha aplicacions específiques per ajudar en les tasques més habituals, com Text Expander, que serveix per no haver d'escriure una i altra vegada els mateixos textos des del mòbil. Amb un àlies pot desar-se un text sencer, i d'aquesta manera evitem haver d'escriure’l complet cada vegada. Això podem tenir-ho activat també al correu electrònic i al WhatsApp, encara que no a tothom li sembla útil.

Com organitzar bé la pantalla d'inici de l'smartphone

Com que hi ha aplicacions per a tot, en un telèfon mòbil se'n poden arribar a acumular moltíssimes. Aquest ball d'apps que no estan ben organitzades pot fer perdre molt temps vital a l’usuari.

No hi ha un criteri fix per organitzar-les, i és una cosa que depèn de cada persona. No obstant això, la lògica diu que el que és millor és tenir a la pantalla d'inici les aplicacions que més s'utilitzen, i les restants en altres pantalles. L'accés a la home i al dock (la barra d'icones inferior de la pantalla principal) és immediat quan es desbloqueja el mòbil, i aquí cada segon compta.

Les aplicacions de missatgeria, les bancàries per poder accedir ràpidament a les nostres dades, les xarxes socials que més utilitzem, el correu electrònic, el navegador del mòbil i la tecla per fer trucades, o la càmera de fotos, són algunes de les més habituals en aquesta primera pantalla.

Les restants solen anar en funció dels gustos i els hàbits de cada persona: jocs, música, Netflix o aplicacions d'entrenament diari i esport. En primera línia ha d'estar sempre el que més es fa servir. Tot el que és secundari, com ara xarxes socials que ja gairebé no es consulten, anirà en altres pantalles.

D'altra banda, els criteris que s'utilitzen per organitzar les icones a la pantalla són molt variats, i van des de col·locar-los per categories i contingut mitjançant la creació de carpetes fins a seguir un ordre a la pantalla segons els colors. Aquest és un mètode molt eficaç per a persones molt disciplinades o amb bona memòria fotogràfica i és un sistema que ofereix una gran rapidesa d'accés a les apps, però no li funciona a tothom. Per això, com hem dit, l'ideal és que cada persona organitzi les seves pantalles en funció del seu dia a dia, la seva feina i els seus costums. 

Treu el màxim partit de la bateria del telèfon

Un altre dels punts clau per millorar la productivitat del telèfon mòbil és la durada de la bateria. Tant si som fora de casa molt de temps (encara que avui en dia hi ha alternatives per a la càrrega d'emergència, com ara una bateria externa), com si volem evitar-ne el ràpid exhauriment, hi ha consells que cal tenir en compte:

• Alguns telèfons inclouen programari dissenyat per optimitzar l'ús de la bateria. Si no és el cas, es pot descarregar una aplicació que ho faci.
• La pantalla és una de les coses que més energia consumeix del telèfon. El primer que s'ha de fer és ajustar-ne la brillantor, i l'ideal seria, com ja hem vist en aquest article, evitar de mirar el mòbil cada minut. A més, els jocs, veure vídeos, gravar-los o fer fotos són activitats que també consumeixen molta bateria. Vigila de no deixar la càmera oberta sense adonar-te'n o el navegador. També si actives la zona wifi.
• La ubicació és millor desactivar-la si no s'està utilitzant. Hi ha aplicacions que faran servir la localització, però amb això es consumeix bateria.
• Les actualitzacions automàtiques de les aplicacions també és millor evitar-les perquè són molt freqüents i, de vegades, arriben en el pitjor moment.
• Com a última recomanació, cal tenir en compte que la calor afecta la vida útil de la bateria. No hem d'exposar el telèfon a altes temperatures de manera perllongada, cosa que passa molt a l'estiu gairebé sense adonar-nos-en.