Bloques de tiempo: productividad de alto rendimiento

A lo largo del día es habitual que tengamos que hacer frente a múltiples tareas tanto a nivel personal como profesional, pero lo cierto es que la mayoría llegamos al final de la jornada frustrados con la sensación de no haber completado casi ninguna de las acciones que nos habíamos propuesto.

Por otra parte, casi todos conocemos a personas que son capaces de exprimir las horas de tal forma que cumplen con todas sus metas y aún les sobra tiempo para hacer alguna más. ¿Cómo puede ser esto posible si el día tiene 24 horas para todos?

Una de las claves es la organización y la otra el foco, ambas incluidas en la técnica del timeblocking o bloques de tiempo.

¿Qué es el timeblocking y cuál es la clave de su éxito?

Los bloques de tiempo hacen referencia a una técnica cuyo fin es conseguir una óptima productividad del tiempo en cada jornada. Para ello es necesario planificar con antelación cada una de las tareas que se van a realizar, de esta forma en cada franja horaria no habrá lugar para la incertidumbre, tiempos muertos y en definitiva procrastinación.

"El timeblocking permite conseguir una óptima productividad con el tiempo de cada jornada".

Si lo pensamos en profundidad todos llevamos poniendo en práctica esta técnica desde que éramos pequeños. ¿Acaso el horario semanal que teníamos en el colegio en el que se agendaban las asignaturas en franjas de tiempo con un máximo de una hora de dedicación no era un timeblocking?

Si lo era y en él también había tiempo para el ocio: el recreo. Podemos traspasar este sencillo sistema a nuestro día a día profesional y personal.

Llegados a este punto probablemente todos hayamos escrito alguna vez listas interminables de tareas semanales por hacer sorprendiéndonos al llegar el final de la semana y no conseguir terminar ni la mitad. De nuevo la frustración viene a vernos dejándonos la amarga sensación de que los días deberían de tener más de 24 horas para nosotros.

¿Por qué las listas no funcionan? pues porque no solo es importante visualizar lo que tenemos que hacer sino también tener claro en qué momento de tiempo lo vamos a hacer. Si nos comprometemos con estos dos conceptos nos sorprenderemos de lo que somos capaces de lograr al final del día.

Los expertos en bloques de tiempo afirman que usando esta técnica logran en 40 horas de trabajo efectivo semanales los resultados que se conseguirían en 60 horas sin ningún tipo de planificación y estructura. Esto quiere decir que el timeblocking incrementa la productividad en un 150%.

Cuando aplicamos técnicas de planificación y organización aprendemos a llevarnos mejor con el tiempo y sobre todo a tener muy claro en qué lo invertimos.

Una de las premisas de los bloques de tiempo es que “lo que no se calendariza no se hace” porque no le hemos puesto fecha de ejecución.

¿Cómo introducir los bloques de tiempo en nuestro día a día?

El primer paso para poner en práctica esta fantástica técnica de trabajo productivo es bloquear una franja de tiempo un día fijo de la semana para planificar los siguientes, es decir, para crear nuestro calendario semanal.

El Domingo por la tarde es el día que recomiendan quienes practican el timeblocking, momento ideal para poner el foco en los diferentes bloques de tareas a los que dedicaremos los siguientes siete días.

Habrá quien se ponga de excusa que no tiene ni tiempo para sentarse a planificar. Precisamente por eso, este es el motivo por el que merece la pena hacerlo, para ganar tiempo, productividad y tranquilidad de paso. Por tanto, el primer bloque de tiempo será para crear el calendario semanal.

Bloques de tiempo para tareas reactivas y proactivas

Cuando trabajamos existen dos tipos de tareas, las proactivas y las reactivas, estas últimas es a las que más tiempo dedicamos y con las que más tiempo perdemos.

Una tarea proactiva es aquella que te permite avanzar en tu meta, la que te hayas propuesto en una determinada área y en la que pondrás todo tu foco.

Una tarea reactiva es por ejemplo responder al teléfono, los emails o los mensajes en RRSS, algo a lo que sin duda estamos permanentemente conectados.

Lo ideal es reservar bloques de tiempo a lo largo de cada día para ambas tareas, proactivas y reactivas, dedicando los primeros momentos del día en los que por lo general tenemos más energía para las primeras.

"Reserva bloques de tiempo para todo tipo de tareas, y cíñete a él".

Esto implica que no es necesario responder a todas las llamadas, emails, mensajes, etc, en el mismo momento. Podemos reservar diferentes franjas de tiempo a lo largo del día para hacerlo. Para conseguirlo es necesario poner el teléfono en silencio y desactivar los avisos de correos entrantes durante los bloques proactivos.

Flexibilidad e imprevistos

Es posible que muchos se sientan escépticos ante esta técnica porque a lo largo el día a todos nos pueden surgir imprevistos que rompan nuestro calendario teniendo que posponer todo para el día siguiente y así sucesivamente.

Muchas personas piensan que el timeblocking es una técnica rígida que no deja cabida a la flexibilidad, pero no es así.

Los imprevistos existen y por ello debemos de reservar también tiempo para ellos. ¿Cómo hacerlo? programando uno o más bloques de tiempo en blanco en nuestro calendario de tal forma que si estamos en medio de una tarea y surge algo inesperado podemos utilizar el espacio del bloque en blanco para cubrirlo y finalizar la tarea en la que estábamos inmersos ese mismo día.

"Programa uno o más bloques de tiempo en blanco para imprevistos".

Previsiones y estimaciones

En un principio puede resultar difícil calcular con exactitud cuánto tiempo tenemos que reservar para cada bloque en el que llevaremos a cabo determinadas tareas del mismo grupo. Por ejemplo, reservar un bloque de tiempo de 10h a 13h para grabar video clases que se colgarán después en nuestra web.

Podemos combinar este bloque de tiempo largo con uno corto de una hora que dedicaremos a tareas reactivas como hacer llamadas, contestar emails o mensajes en RRSS.

Es posible que cuando comencemos a usar esta técnica nos falte tiempo o incluso nos sobre, pero a medida que vayamos avanzando y haciéndola nuestra sabremos cómo cuadrar el calendario.

Incluye tus tareas personales

Esta es sin duda otra de las claves del éxito del sistema por bloques de tiempo y es que si olvidamos calendarizar las tareas personales es posible que nuestro calendario se vaya al traste.

Para poder ser productivos tenemos que tener energía por lo que incluir franjas de tiempo para descansar, comer, practicar deporte, estar con la familia y con los amigos es igual de importante que el resto. De esta manera podremos llegar al final de la semana sintiéndonos productivos y satisfechos por atender las necesidades de las diferentes áreas de nuestra vida.

Principales beneficios de los bloques de tiempo

Calendarizar la semana por bloques de tiempo nos aportará sensación de bienestar y calma haciendo desaparecer el pensamiento de que “no llegamos a nada”, es decir, nos convertirá en proactivos. Además, podremos analizar y visualizar en qué estamos invirtiendo nuestras horas diarias llegando a calcular con exactitud el tiempo que nos abarca cada tarea.

En los bloques de tiempo proactivos incrementaremos nuestra concentración minimizando distracciones y evitando la temida procrastinación. Daremos cabida a tareas personales y profesionales logrando un equilibrio en las mismas.

El sistema por bloques de tiempo puede ser aplicado por todo tipo de personas y no es necesaria la instalación de ningún software para hacerlo. Simplemente con el google calendar, una pizarra o un lápiz y un papel puede conseguirse una semana productiva con excelentes resultados profesionales y personales.