Blocs de temps: productivitat d'alt rendiment

Al llarg del dia, és habitual haver de fer front a múltiples tasques, tant a nivell personal com professional, però la veritat és que la majoria arribem al final de la jornada frustrats i amb la sensació de no haver completat gairebé cap de les accions que ens havíem proposat.

D'altra banda, gairebé tots coneixem persones que són capaces d'esprémer les hores de manera que compleixen amb totes les seves metes i encara els sobra temps per fer-ne alguna més. Com pot ser possible, això, si el dia té 24 hores per a tothom?

Una de les claus és l'organització i l'altra el focus, ambdues incloses en la tècnica del timeblocking o blocs de temps.

Què és el timeblocking i quina és la clau del seu èxit?

Els blocs de temps fan referència a una tècnica amb la finalitat d'aconseguir una productivitat del temps òptima en cada jornada. Per a això, cal planificar amb antelació cadascuna de les tasques que es duran a terme. D'aquesta manera, en cada franja horària no hi haurà lloc per a la incertesa, per als temps morts i, en definitiva, per a la procrastinació.

Si ho pensem en profunditat, tots estem posant en pràctica aquesta tècnica des que érem petits. És que potser l'horari setmanal que teníem al col·legi en el qual s'anotaven a l'agenda les assignatures en franges de temps amb un màxim d'una hora de dedicació no era un timeblocking?

Sí que ho era, i també hi havia temps per a l'oci: l'esbarjo. Podem traspassar aquest senzill sistema al nostre dia a dia professional i personal.

Arribats a aquest punt, probablement tots hàgim escrit alguna vegada llistes interminables de tasques setmanals per fer, i sorprendre'ns en arribar al final de la setmana sense haver aconseguit acabar-ne ni la meitat. De nou, la frustració ve a veure'ns, deixant-nos l'amarga sensació que els dies haurien de tenir més de 24 hores per a nosaltres.

Per què no funcionen les llistes? Doncs perquè no només és important visualitzar el que hem de fer, sinó també tenir clar en quin moment de temps ho farem. Si ens comprometem amb aquests dos conceptes, ens sorprendrem del que som capaços d'aconseguir al final del dia.

Els experts en blocs de temps afirmen que, fent servir aquesta tècnica, aconsegueixen en 40 hores de treball efectiu setmanals els resultats que s'aconseguirien en 60 hores sense cap tipus de planificació i estructura. Això vol dir que el timeblocking incrementa la productivitat en un 150 %.

Quan apliquem tècniques de planificació i d'organització, aprenem a portar-nos millor amb el temps i, sobretot, a tenir molt clar en què l'invertim.

Una de les premisses dels blocs de temps és que "el que no es programa no es fa" perquè no li hem posat data d'execució.

Com hem d'introduir els blocs de temps en el nostre dia a dia?

El primer pas per posar en pràctica aquesta fantàstica tècnica de treball productiu és bloquejar una franja de temps un dia fix de la setmana per planificar-ne els següents, és a dir, per crear el nostre calendari setmanal.

El diumenge a la tarda és el dia que recomanen els que practiquen el timeblocking, moment ideal per posar el focus en els diferents blocs de tasques als quals dedicarem els següents set dies.

Hi ha qui es posa d'excusa que no té ni temps per seure a planificar. Precisament per això, aquest és el motiu pel qual val la pena fer-ho, per guanyar temps, productivitat i, de passada, tranquil·litat. Per tant, el primer bloc de temps serà per crear el calendari setmanal.

Habrá quien se ponga de excusa que no tiene ni tiempo para sentarse a planificar. Precisamente por eso, este es el motivo por el que merece la pena hacerlo, para ganar tiempo, productividad y tranquilidad de paso. Por tanto, el primer bloque de tiempo será para crear el calendario semanal.

Blocs de temps per a tasques reactives i proactives

Quan treballem, hi ha dos tipus de tasques: les proactives i les reactives. Les segones són a les quals dediquem més temps i també les que més temps ens fan perdre.

Una tasca proactiva és aquella que et permet avançar en la teva meta, la que t'hagis proposat en una determinada àrea i a la qual posaràs tot el teu focus.

Una tasca reactiva és, per exemple, respondre el telèfon, els missatges de correu electrònic o els missatges de les xarxes socials, i és que, sens dubte, hi estem connectats permanentment.

És ideal reservar blocs de temps al llarg de cada dia per a ambdues tasques, proactives i reactives, dedicant els primers moments del dia a les primeres, ja que, en general, tenim més energia.

Això implica que no cal respondre totes les trucades, tots els missatges de correu electrònic, tots els missatges, etc. en el mateix moment. Podem reservar diferents franges de temps al llarg del dia per fer-ho. Per aconseguir-ho, cal posar el telèfon en silenci i desactivar els avisos de correus entrants durant els blocs proactius.

Flexibilitat i imprevistos

És possible que moltes persones se sentin escèptiques davant d'aquesta tècnica perquè, al llarg del dia, a tots ens poden sorgir imprevistos que trenquin el nostre calendari i que això ens faci posposar-ho tot per al dia següent i, així, successivament.

Moltes persones pensen que el timeblocking és una tècnica rígida que no deixa cabuda a la flexibilitat, però no és així.

Els imprevistos hi són, i per això tambéhem de reservar temps per solucionar-los. Com ho hem de fer? Programant un o més blocs de temps en blanc al nostre calendari de manera que, si estem enmig d'una tasca i sorgeix una cosa inesperada, podem utilitzar l'espai del bloc en blanc per cobrir-lo i finalitzar la tasca en la qual estàvem immersos aquell mateix dia.

Previsions i estimacions

Al principi pot resultar difícil calcular amb exactitud quant de temps hem de reservar per a cada bloc en el qual portarem a terme determinades tasques del mateix grup. Per exemple, reservar un bloc de temps de 10:00 a 13:00 hores per gravar videoclasses que després es penjaran al nostre web.

Podem combinar aquest bloc de temps llarg amb un de curt d'una hora, que dedicarem a tasques reactives com fer trucades, contestar missatges de correu electrònic o missatges a les xarxes socials.

És possible que, quan comencem a fer servir aquesta tècnica, ens falti temps o fins i tot ens en sobri, però a mesura que anem avançant i fent-la nostra, sabrem com quadrar el calendari.

Inclou les teves tasques personals

Aquesta és, sens dubte, una altra de les claus de l'èxit del sistema per blocs de temps i és que, si oblidem programar les tasques personals, és possible que el nostre calendari se'n vagi en orris.

Per poder ser productius, hem de tenir energia, i per això incloure franges de temps per descansar, menjar, practicar esport, estar amb la família i amb els amics és igual d'important que la resta. D'aquesta manera, podrem arribar al final de la setmana sentint-nos productius i satisfets d'haver atès les necessitats de les diferents àrees de la nostra vida.

Principals beneficis dels blocs de temps

Planificar la setmana per blocs de temps ens aportarà sensació de benestar i calma i farà desaparèixer el pensament que "no arribem a res", és a dir, ens convertirà en proactius. A més, podrem analitzar i visualitzar en què estem invertint les nostres hores diàries i arribar a calcular amb exactitud el temps que ens comporta cada tasca.

En els blocs de temps proactius, incrementarem la nostra concentració, minimitzarem distraccions i evitarem la temuda procrastinació. Donarem cabuda a tasques personals i professionals i hi trobarem un equilibri.

El sistema per blocs de temps pot ser aplicat per tot tipus de persones i no cal instal·lar cap programari per fer-ho. Simplement amb el google calendar, una pissarra o un llapis i un paper pot aconseguir-se una setmana productiva amb excel·lents resultats professionals i personals.