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10 reglas para ser más productivo en tu vida

Cuando la rutina personal y laboral se combinan, el tiempo no alcanza y nuestro rendimiento disminuye. Esto se debe a la baja productividad que tenemos para organizarnos, ser eficientes y cumplir las tareas pendientes de cada día. 

Aprovechar el tiempo resulta difícil y solemos optar por procrastinar hasta terminar las tareas a última hora y agotados, con la sensación de no haber avanzado. Lo ideal sería estar 100% enfocados y mejorar en cada rutina para invertir menos tiempo.

Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), la productividad es poner en relación lo producido con los medios empleados para producirlo. En nuestra vida diaria suele traducirse en tiempo.

El tiempo que gastas en hacer tu vida es fundamental para crecer en tu rendimiento personal y profesional.

"Ser productivo no es matarse trabajando sino repartir tu tiempo de forma correcta."

1. Levántate temprano

Aunque para la mayoría de nosotros madrugar resulta difícil, la realidad es que resulta más efectivo realizar actividades por la mañana, cuando nuestro nivel de concentración es superior. Durmiendo las suficientes horas tendrás energía necesaria para terminar pendientes. Además, mientras más antes despiertes, más horas del día podrás aprovechar.

Según la mayoría de estudios, el cerebro rinde más por la mañana y resulta recomendable desperezarlo y prepararlo para la acción con alguna rutina apenas despiertes. Puede ser algo muy sencillo que te relaje antes de las tareas pendientes: hacer ejercicio, meditar, leer un libro, entre otros.

2. Haz listas

Una de las mejores sensaciones al terminar el día es darle el visto bueno al último check pendiente de tu lista. Al tener una lista bien organizada relajamos nuestra memoria y no tenemos que recordar de manera consecutiva las tareas.

Disponer de un formato visual que se puede consultar te ayuda a hacerte una idea de lo que te queda por hacer. Haz listas de objetivos y seguimiento diarias, semanales y mensuales. Separa en varias columnas según sean actividades laborales, familiares, de ocio…

Es recomendable usar todos los días entre 20 a 40 minutos a definir tus objetivos, priorizando y avanzando los temas importantes que sí o sí debes terminar al finalizar la jornada. Las listas también te pueden ayudar a fraccionar tareas más voluminosas o tediosas.

3. Los descansos son importantes

La mayoría de la gente cae en el gran error de no incluir las pausas como una tarea más. Dentro de tu lista de tareas, debes incluir los descansos. Estar mucho tiempo haciendo lo mismo y poniendo toda tu energía resulta agotador, por lo que para garantizar un máximo rendimiento (y una óptima productividad) es esencial salir a caminar un rato o cambiar de actividad durante un corto espacio de tiempo.

Aparte de las horas de sueño y el descanso corporal, el descanso mental es importante. Puedes ir alternando tareas diferentes para tener una sensación de variedad y dinamismo en tu día a día. Por ejemplo: hojear unos minutos el periódico o tomar un café relajadamente durante unos 15 minutos para despejar la mente.

4. Prioriza las tareas

No necesitas una lista infinita para sentirte productivo. Muchas veces las listas más pequeñas generan mayor rendimiento. Sé razonable y escribe solo las tareas que realmente podrías llegar a completar durante tu día.

Al escribir tu lista pregúntate: ¿cuál es la más importante? ¿cuándo es mi fecha límite para cada una? Si realmente no son urgentes, bórralas de tu lista de cosas que hacer durante el día y trasládalas a la de cosas que hacer durante la semana o durante el mes.

Empieza priorizando para cada día una actividad y sepárala en pequeñas tareas. También ayuda dividirlas según dificultad en tres niveles: fáciles, moderadas y difíciles.

5. Tiempo para las interrupciones

Aunque si organizas de manera eficiente tu espacio de trabajo puedes estar cerca de conseguirlo, la realidad es que nunca alcanzarás una jornada laboral sin interrupción alguna. Existen muchísimas distracciones: e-mails que llegan, el teléfono que suena... Por eso debes incluir estas interrupciones como parte de tu tiempo laboral, teniendo en cuenta que te restarán productividad hagas lo que hagas.

Al definir tus prioridades en tu lista, defínelas en el mundo online también: si un mensaje o correo es realmente urgente y es parte de tus prioridades, responde. La cuestión con las interrupciones es definir cuánta atención debemos prestarles… para así ignorar la gran mayoría y seguir siendo productivos pese a todo. 

"En tu lista de tareas debes incluir los descansos que te tomarás y tener en cuenta las distracciones que te restarán tiempo productivo."

6. Orden personal

Tener un espacio funcional y limpio apoya el rendimiento y repercute de manera positiva en tu comportamiento. Una imagen visual caótica provoca estrés. El orden y comodidad de tu área de trabajo ayudan a que te concentres.

Sé metódico con los procesos. Si trabajas con ordenadores, mantén el escritorio de tu pantalla ordenado y tus archivos perfectamente organizados en carpetas, así como tu bandeja de entrada despejada y clasificada.

Busca un lugar donde nadie te pueda interrumpir y tengas mayor concentración, facilita el desempeño y estimula tu creatividad. Así optimizarás tu vida: no perderás más tiempo buscando aquello que no encuentras.

7. Mide tu tiempo

Define el tiempo que vas a dedicar a cada tarea, pero enfócalo siempre desde dos ángulos:

  1. El tiempo que consideras que te va a llevar la tarea.
  2. El tiempo que te llevaría en caso de que algo se complique (dificultades imprevistas, interrupciones probables, etc.).

El tiempo que calcules para tu lista debe ser un punto intermedio entre 1 y 2.

Te recomendamos que organices el día en pequeños bloques de tiempo (máximo 1 hora), ya que está demostrado que incrementa la concentración.

8. No eres multitarea, concéntrate cada vez en una sola cosa

Aunque a todos nos gusta alardear de que somos multitarea, la realidad es que eso es más de ordenadores que de personas. Si queremos concentrarnos y ser muy productivos, los seres humanos funcionamos mejor ocupándonos en cada momento de una sola tarea. Una correcta planificación con foco en una única actividad suele garantizar mayor productividad.

La monotarea maximiza la atención y correlaciona con una mayor calidad de resultados. El objetivo es que realmente pongas toda tu atención a la solución de problemas con tu mente 100% concentrada.

 

"Los estudios muestran que los ordenadores son multitarea pero los humanos funcionamos mejor en modo monotarea."

9. Si funciona, te conviene

Analiza qué manera de organizarte te funciona mejor y sé constante con las conductas que incrementan tu productividad. Abraza el constante cambio: cada semana revisa las actitudes que realmente no encajan contigo y adopta nuevos comportamientos con los que estés más a gusto. La productividad también es una cuestión de placer: cada uno tenemos nuestras cualidades y tenemos que potenciarlas.

Debes realizar hábitos que realmente demuestren resultados. Poco a poco serás capaz de definir tu propia rutina a medida para incrementar tu rendimiento.

10. Celebra tus resultados

Debes premiarte por ir consiguiendo objetivos o aproximándote a ellos. Celebra cada pequeño triunfo y verás que se generará una cadena de éxito – recompensa que hará tu vida más entretenida. 

"Ser productivo también está vinculado al placer: date premios cuando corresponda e intenta adoptar los hábitos que te hacen disfrutar. "
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